Weitere Informationen

Funktion der Datenbank "Internationaler Personalpool" und Beschreibung der Funktionalitäten:
Alle Beteiligten und ihre Funktionen werden nachfolgend beschrieben. Hieraus ergibt sich auch, wer welche Daten lesen und bearbeiten kann.

Der "Internationale Personalpool" und der "Internationale Stellenpool" sind in der Verantwortung des Auswärtigen Amts entwickelte Datenbanken. Sie sind ein Service des Auswärtigen Amts, um das Ziel der Bundesregierung, die deutsche Personalpräsenz in internationalen Organisationen und europäischen Institutionen zu erhöhen, zu fördern. Im Auswaertigen Amt betreut die Arbeitseinheit OR-IP, "Koordinator/in für Internationale Personalpolitik (KIP)", die Datenbanken.


Internationaler Personalpool
Die Datenbank bietet Deutschen, die an einer Tätigkeit in internationalen Organisationen und europäischen Institutionen interessiert sind, die Möglichkeit, sich zu präsentieren und Informationen über für sie in Betracht kommende Ausschreibungen zu erhalten.

Jede/r Deutsche kann dem Koordinator für Internationale Personalpolitik" anbieten, persönliche Daten in den Internationalen Personalpool aufzunehmen. Es besteht kein Anspruch auf Aufnahme in die Datenbank, sondern sie erfolgt nach Überprüfung des übermittelten Bewerberprofils. Die Bewerberin/der Bewerber erhält per E-Mail die Information, ob seine Daten übernommen wurden, ergänzt werden sollten oder nicht berücksichtigt werden können.

Internationaler Stellenpool
Die Datenbank enthält alle dem Auswärtigen Amt bekannten Ausschreibungen für offene Positionen in internationalen Organisationen und europäischen Institutionen.

Koordinator/in für Internationale Personalpolitik -Arbeitseinheit OR-IP im Auswärtigen Amt

           Leitung:       VLR I   Elmar Jakobs
           Vertreterin:  VLR Andreas Krauß
           Betreuung:   Internationaler Stellenpool - Herr Constabel
           Betreuung:   Internationaler Stellenpool - Herr Flink
            
 
Nur Beschäftigte der Arbeitseinheit OR-IP  sowie des Büros Führungskräfte zu Internationalen Organisationen (BFIO) der Zentralstelle für Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) dürfen Daten, die im Internationalen Personalpool eingegeben wurden, lesen, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Datensicherheit und Datenschutz
Jede Person, die Daten lesen oder eingeben kann, muss sich durch ein Passwort identifizieren.
Daten dürfen nur nach Rücksprache mit derjengen Person, die die Daten eingegeben hat (Bewerber, Bewerbercoach oder Institutionencoach) an Personen und Institutionen außerhalb der Arbeitseinheit OR-IP des Auswärtigen Amts sowie des Büros Führungskräfte zu Internationalen Organisationen weitergegeben werden.
Die Übertragung der Daten erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL).
Sofern evtl. gefertigte elektronische Notizen nicht bereits automatisch mit dem Ende des Ausschreibungsverfahrens automatisch gelöscht werden, kann jeder Nutzer durch sechsmonatige Nichtbenutzung seiner Teilnahme am "Internationalen Personalpool" das Löschen sämtlicher über ihn vorhandenen elektronischen Texte automatisch erwirken. Darüberhinaus kann er jederzeit per Mail das Löschen seiner Daten beantragen.

Nutzer
Jede natürliche oder juristische Person, die am Datenverkehr innerhalb des "Internationalen Personalpools" und des "Internationalen Stellenpools teilnimmt.

Bewerber
Jede natürliche Person, die sich im "Internationalen Personalpool" hat registrieren lassen. Bewerber können sowohl Privatpersonen sein wie auch Mitarbeiter einer Institution, die über ihren Arbeitgeber zum "Internationalen Personalpool" angemeldet wurden. Sofern sie von einer Institution angemeldet wurden, müssen sie hierzu ihr Einverständnis gegeben haben.
Jeder Bewerber ist verpflichtet, alle Daten wahrheitsgemäß einzugeben und ist bereit, die Angaben auf Nachfrage zu belegen.
Die Daten des Bewerbers können nur von Mitarbeitern von OR-IP/AA und des BFIO gelesen werden. Die Bitte eines Bewerbers, eine evtl. Bewerbung zu unterstützen, wird als Einwilligung in die Weitergabe seiner Daten (Lebenslauf etc.) an beteiligte Stellen des Bundes betrachtet.
Jeder private Bewerber wird seine Daten regelmäßig aktualisieren. Bleibt ein Nutzer drei Monate lang inaktiv, so erhält er eine automatisch generierte E-Mail, mit der er darauf hingewiesen wird, dass seine Daten nach weiteren drei Monaten Inaktivität automatisch gelöscht werden. Der Nutzer ist nur berechtigt, die Daten, die er selbst eingegeben hat, zu lesen und zu verändern.

Institution
Jede juristische Person (Behörden, Wirtschaftsunternehmen, wissenschaftliche Einrichtungen), die sich als "Institution" hat registrieren lassen (hierzu muss sie einen Antrag an die Arbeitseinheit OR-IP/AA richten. Jede Institution kann den Service des "Internationalen Personalpools" nutzen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach vorheriger Zustimmung in der Datenbank anmelden. Sie muss einen Institutionencoach benennen.

Institutionencoach
Jede registrierte Institution muss einen "Institutionencoach" benennen, der dafür verantwortlich ist, dass vor der Benennung von Mitarbeitern alle datenschutzrechtlichen Belange der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter berücksichtigt wurden und dass Benennungen von Mitarbeitern nur mit deren Einverständnis erfolgen.
Der Institutionencoach ist für die Korrektheit aller Daten seiner Gruppe verantwortlich. Er wird vom  Bewerbercoach über mögliche Übereinstimmungen unterrichtet und wird - im positiven Fall in Abstimmung mit dem Bewerber - entscheiden, ob er eine Kandidatur eines aus seiner Institution stammenden Bewerbers begrüßt. Unterstützt er eine Bewerbung, erfolgt elektronisch eine Benachrichtigung der Leitung der Arbeitseinheit OR-IP/AA über diese Entscheidung.
Jeder Institutionencoach wird die von ihm eingegebenen Daten regelmäßig aktualisieren. Verzichtet er auf die Aktualisierung, so werden die Daten automatisch sechs Wochen nach Absendung der Erinnerungsmail gelöscht. Der Institutionencoach ist nur berechtigt, die Daten, die er selbst eingegeben hat, zu lesen und zu verändern.

Bewerbercoach
ist ein Mitarbeiter des Auswärtigen Amts/des BFIO, der den Kontakt zu privaten Bewerbern hält, darüber entscheidet, ob die Daten einer Person in den "Internationalen Personalpool" eingestellt werden und ggf. mit dem privaten Bewerber/der Bewerberin bespricht, ob seine mögliche Kandidatur offiziell begleitet werden soll. Er informiert die Leitung von OR-IP/AA, wenn der Bewerber einer politischen Flankierung zustimmt. In diesem Fall können die Personalien auch im sog. Auswahlgremium der Bundesministerien besprochen werden.

Büro Führungskraefte zu Internationalen Organisationen (BFIO)
Das BFIO ist eine Arbeitseinheit der Zentralstelle Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit. Die Aufgabe des BFIO besteht in der Information, Beratung und Vermittlung von qualifizierten und international ausgerichteten deutschen Bewerberinnen/Bewerbern , die sich für eine Tätigkeit bei internationalen Organisationen interessieren. Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite des BFIO , E-Mail bfio@arbeitsagentur.de .

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Jobs-IO - Webteam
(Team des Koordinators für Internationale Personalpolitik im Auswärtigen Amt)